Localizar e substituir

Atualizado em11 de agosto de 2023

Uma maneira mais eficaz de realizar a limpeza do arquivo é servir-se da ferramenta Localizar e Substituir do Word. com ela, é possível fazer substituições sistemáticas sem correr o risco de deixar algumas sujeiras do texto.

O atalho no Word para abrir a ferramenta Localizar e Substituir é <Ctrl> + <U> .

Se o preparador quiser aumentar a certeza de que as substituições serão aplicadas corretamente, ele faz as trocas uma a uma, utilizando os comandos Localizar Próxima > Substituir.

Deixar visíveis todas as marcas de parágrafo e símbolos de formatação ao realizar certas substituições permite que o preparador enxergue com clareza as “sujeiras” presentes no texto.
Para exibi-las, no menu da Página Inicial clique em ¶ ou utilize o atalho <Ctrl> + <Shift> + <*>.

Substituir Tudo

Nesta seção, todas as aparições da cerquilha (#) correspondem a um espaço em branco. Ao utilizar a ferramenta, não digite o símbolo, mas sim dê um toque na barra de espaço.

Caso o preparador se sinta confiante para utilizar o comando Substituir Tudo, é importante que o faça antes de realizar a leitura integral do arquivo, pois as trocas podem desconfigurar alguma informação incluída pelo autor.

Tabelas e links, por exemplo, frequentemente sofrem alguma alteração importante depois de algumas trocas realizadas com o comando Substituir Tudo.

Todas as trocas indicas nesta seção (Substituir Tudo) são aplicadas automaticamente com apenas um clique mediante o uso da Macro de limpeza, da qual trataremos em seguida, porém não é recomendável que a macro seja utilizada por pessoas que tenham pouca familiaridade com as ferramentas avançadas do Word.

As substituições passíveis de ser feitas com o comando Substituir Tudo são as seguintes:

Localizar	Substituir por	O comando Substituir Tudo é ideal para as substituições seguintes
^t		Excluir todas as tabulações (^t). A defesa de parágrafo nunca é feita com esse recurso, e sim com o ajuste de “recuo de parágrafo” ou com a régua.
^l	^p	Substituir quebra de linha manual (^l) por parágrafo (^p).
.… n …	… n …	Trocar três ou quatro pontos por reticências ( + <.> ou + + <.>).
##	# n	Eliminar espaços duplos. n A cerquilha (#) corresponde a um espaço em branco. Ao utilizar a ferramenta, não digite o símbolo, mas sim dê um toque na barra de espaço.
#^p	^p	Eliminar o espaço no fim de um parágrafo.
^p^p	^p	Eliminar entrelinhas entre dois parágrafos.

As três últimas alterações são repetidas algumas vezes até se eliminar todos os espaços e parágrafos duplos indevidos.

Localizar	Substituir por	O comando Substituir Tudo é ideal para as substituições seguintes
#.	.	Eliminar espaço entre o final da palavra e o ponto-final.
#,	,	Eliminar espaço entre o final da palavra e a vírgula.
#;	;	Eliminar espaço entre o final da palavra e o ponto e vírgula.
#:	:	Eliminar espaço entre o final da palavra e os dois-pontos.
#!	!	Eliminar espaço entre o final da palavra e o ponto de exclamação.
#?	?	Eliminar espaço entre o final da palavra e o ponto de interrogação.
#…	…	Eliminar espaço entre o final da palavra e as reticências.
#)	)	Eliminar espaço entre o final da palavra e o fechamento de parênteses.
#]	]	Eliminar espaço entre o final da palavra e o fechamento de colchetes.
(#	(	Eliminar espaço depois da abertura de parênteses
[#	[	Eliminar espaço depois da abertura de colchetes
#p.#	#p.^s	Trocar espaço simples por espaço preso (^s) entre a abreviação de página (p.) e o número indicado.
#n.#	#n.^s	Trocar espaço simples por espaço preso (^s) entre a abreviação de número (n.) e o número indicado.
#v.#	#v.^s	Trocar espaço simples por espaço preso (^s) entre a abreviação de volume (v.) e o número indicado.
#%	^s%	Trocar espaço simples por espaço preso entre o número e o símbolo de porcentagem.
#cm	^scm	Trocar espaço simples por espaço preso entre o número e a abreviação de centímetros.
#ed.	^sed.	Trocar espaço simples por espaço preso entre o número e a abreviação de edição.

Na ferramenta Localizar e Substituir, a localização/substituição do espaço preso é feita com a digitação de ^s, mas, para digitar um espaço preso no corpo do texto, utiliza-se <Ctrl> + <Shift> + <barra de espaço>.

Localizar	Substituir por	O comando Substituir Tudo é ideal para as substituições seguintes. n Para tais substituições, é preciso selecionar na ferramenta Localizar e Substituir a opção .
#p.<	#p.^s	Adicionar espaço preso (^s) entre a abreviação de página (p.) e o número indicado.
#n.<	#n.^s	Adicionar espaço preso (^s) entre a abreviação de número (n.) e o número indicado.
#v.<	#v.^s	Adicionar espaço preso (^s) entre a abreviação de volume (v.) e o número indicado.

Os símbolos de maior (>) e menor (<) significam, respectivamente, final de palavra e início de palavra.

Localizar	Substituir por	Para as seguintes substituições, é preciso selecionar na ferramenta Localizar e Substituir a opção . n O comando Substituir Tudo pode ser útil para as substituições seguintes, mas, se houver links no texto, será preciso retificá-los depois, eliminando os espaços que foram inseridos nele.
.<	.#	Adicionar espaço entre o ponto-final e o início da palavra.
,<	,#	Adicionar espaço entre a vírgula e o início da palavra.
;<	;#	Adicionar espaço entre o ponto e vírgula e o início da palavra.
:<	:#	Adicionar espaço entre os dois-pontos e o início da palavra.
…<	…#	Adicionar espaço entre as reticências e o início da palavra.
$<	$^s	Adicionar espaço preso entre o cifrão e o número.
$#	$^s	Trocar espaço simples por espaço preso entre o cifrão e o número.
>%	^s%	Adicionar espaço preso entre o número e o símbolo de porcentagem.