Resposta do autor/organizador

Observação do prazo

Se, após os 30 dias corridos, o autor, que tenha confirmado o recebimento da mensagem não se manifestar, envia-se um novo e-mail a ele, no primeiro dia útil após a expiração da data estabelecida, relembrando-o, polidamente, que está aguardando sua resposta.

Verificação e renomeação dos arquivos

Ao receber o e-mail resposta do autor, verificam-se se os anexos estão corretos. Em caso afirmativo, eles são renomeados com a extensão ”_autor” e salvos na pasta de preparação.

Caso o autor tenha dado alguma orientação por e-mail, recomenda-se, para não esquecê-la, fazer um comentário no arquivo enviado por ele com a explicação do que deve ser feito. Só então, inicia-se a comparação dos arquivos. Os arquivos mencionados nesta seção são quatro:

• 2023-mm-dd_Título_limpo (arquivo “sujo” enviado ao autor para conferência)
• autor_Título (arquivo enviado de volta pelo autor após a conferência)
• Título (cópia do último arquivo com que o preparador trabalhou, já com o índice finalizado)
• comparado_Título (arquivo gerado pelo Word a partir da ferramenta de comparação de arquivos)

Comparação de arquivos

Mesmo que o autor alegue não ter feito alterações, é importante que o preparador não envie o arquivo preparado imediatamente à Seção de Design.

Alguns autores fazem correções/alterações pontuais sem mencioná-las em sua resposta, outros incluem um acento ou uma vírgula que o preparador deixou passar por distração ou mudam uma palavra, aperfeiçoando a própria escrita. Cabe ao preparador verificar se vale a pena incluir essas mudanças no texto.

Se o autor houver feito alterações inesperadas sem explicação (inclusão/exclusão de parágrafos, mudança de termos de forma desnecessária), essas mudanças podem e, na maioria das vezes, devem ser ignoradas.

Comparar arquivo enviado ao autor com arquivo recebido de volta

O preparador precisa fazer a comparação do documento que enviou ao autor com aquele que recebeu de volta utilizando a ferramenta Comparar do Word, conforme se descreve a seguir.

• no Word, selecione Revisão > Comparar;
• na caixa de diálogo, selecione como “documento original” o texto que foi enviado ao autor (2022-mm-dd_Titulo) e em “documento revisado” o texto que ele devolveu (autor_Título);
• selecione as opções, em “mostrar alterações em”: “nível de palavra” e “novo documento”;
• dê “ok” e clique em “sim” na próxima caixa de diálogo que aparecer;
• um novo documento será criado; nomeie esse documento como comparado_Título;

• primeiro, verifica-se se o autor atendeu às solicitações feitas pelo preparador nos balões de comentários:
  • em 2022-mm-dd_Titulo, deixe todas as marcações visíveis e vá em Revisão > Comentários, clique em “próxima”;
  • verifique se o comentário tratava de algo que necessitava de intervenção do autor; se sim, busque o local no documento autor_Titulo;
  • caso tenham sido solucionadas as pendências apontadas no comentário, as alterações feitas pelo autor são incluídas – ou não – no arquivo Título, com o controle de alterações ativado, acertando eventuais desvios ortográficos e gramaticais, ou mesmo procedendo a uma alteração pontual para atingir uma opção mais fluida de texto.
• depois de ter olhado todos os comentários, verifique uma a uma as alterações feitas pelo autor em comparado_Título, deixando todas as marcações visíveis:
  • com o mouse posicionado no início do documento, clique em “próximo” na aba “Alterações”;
  • adicione o que for plausível no arquivo Título, com o controle de alterações ativado.

Ajustes e pendências finais

É comum que algumas construções textuais ou solicitações do autor não possam ser incorporadas à obra ou tenham que ser ajustadas para não ferirem os padrões editoriais e/ou a língua portuguesa.

Ajustes feitos pelo preparador diferentes da orientação do autor referentes exclusivamente a questões gramaticais e ortográficas não precisam ser reavaliadas pelo segundo. Essa é a situação ideal.

Por outro lado, se forem questões amplas, que mudam o que o autor havia escrito de forma perceptível, é preciso anotá-las para solicitar mais uma vez a aprovação para a mudança. O preparador inclui um comentário no local que sofreu alteração explicando o motivo da mudança. Envia-se então um e-mail ao autor com esse arquivo para que juntos, preparador e autor, resolvam os últimos detalhes.

Se for algo muito pontual, não é preciso enviar o arquivo novamente, mas apenas estabelecer uma conversa explicando a situação por e-mail.

Concluídas as conversas, os últimos ajustes são adicionados ao arquivoTítulo (com <Controlar Alterações> ativado).