Envio do texto ao autor

Prazo

Ao finalizar o trabalho de edição do texto, envia-se um e-mail ao autor, dando-lhe o prazo de 30 dias corridos para verificar o trabalho e aprovar as alterações.

Se, após 10 dias, não houver nenhuma manifestação do autor, reencaminha-se a mesma mensagem, esclarecendo que está reenviando por não ter recebido a confirmação de recebimento.

Se, após 15 dias, não houver manifestação, estabelece-se o contato por telefone, renovando o prazo de realização da tarefa. Caso o contato não tenha êxito, a questão é encaminhada, por e-mail, à Seção de Administração da Edufes para que sejam tomadas providências.

Versões e nomeação dos arquivos

São enviadas duas versões do texto, uma delas com todas as alterações visíveis, feitas com o “Controle de alterações” ativado, e outra com todas as alterações aceitas e a ferramenta “Controle de alterações” desativada.

Isso é necessário, porque muitos autores têm dificuldade de trabalhar com a ferramenta ativada.

Em ambas as versões, todos os balões de comentários ficam visíveis, mas, para isso, não se devem inserir balões em partes do texto que foram eliminadas, pois, na versão sem a marcação das alterações, eles desapareceriam.

Os arquivos a serem enviados ao autor do livro são nomeados indicando a data de envio dos textos.

Ao documento sem controle de alterações ativado, acrescenta-se a observação “limpo” no final.

Não é necessário enviar duas versões dos textos de apoio, basta mandar o arquivo limpo. Se acaso, houverem sido feitas alterações significativas nesses textos, fazem-se observações em balões de comentário ou no relatório incorporado ao texto do e-mail.

Assim, entre os anexos a serem enviados ao autor estarão documentos nomeados da seguinte forma:

• ano-mês-dia_Título-da-obra
• ano-mês-dia_Título-da-obra_limpo
• ano-mês-dia_Quarta-capa_Título-da-obra
• ano-mês-dia_Orelha_Título-da-obra
• ano-mês-dia_Minibio_Nome-do-autor

Escrevem-se os dias sempre com dois algarismos e o ano com quatro.

E-mail (após a preparação)

Cada preparador é livre para se comunicar com o autor da maneira que preferir, sempre respeitosamente, contudo é importante adotar alguns padrões que reforcem a persona da Edufes.

Então, no corpo do e-mail, o preparador:

a. apresenta-se;

b. informa o objetivo do e-mail;

c. instrui a maneira como o autor/organizador deve proceder com o texto (ler todos os comentários; responder àqueles em que seja preciso obter algum posicionamento dele; trabalhar com o texto limpo ou não, de acordo com sua conveniência; incluir seus próprios comentários ou em balões, ou em um arquivo separado ou no corpo do e-mail);

d. inclui informações do relatório ou outras particularidades da revisão que julgar pertinentes;

e. estabelece o prazo de 30 dias corridos para o autor realizar sua tarefa;

f. coloca-se à disposição;

g. solicita confirmação de recebimento da mensagem (alguns servidores de e-mail têm uma opção automática);

h. despede-se, incluindo as credenciais.

Alguns autores/organizadores necessitam de mais informações, outros estão acostumados com a Edufes ou com processos de edição em geral. Com estes, é possível estabelecer uma linguagem mais direta. O importante, é certificar-se de que o autor disporá de todas as informações necessárias para realizar sua parte na etapa de conferência da preparação.

Exemplos de e-mail

A seguir, listam-se quatro exemplos de e-mails enviados a autores da Edufes para verificação da preparação.

Modelo 1

Estimado Fulano de Tal, boa tarde!

Meu nome é Cicrana e fui a revisora responsável pela preparação da obra [Título da obra] na Edufes.

No arquivo do livro que lhe envio, a ferramenta do Word de Controle de Alterações está ativada. Ela faz marcações das alterações realizadas no texto (sublinhado para inserções; tachado [riscado sobre a palavra] para exclusões).

O outro arquivo, em que acrescento a indicação “limpo”, é o exato mesmo texto alterado por mim, mas sem essas marcações. Faço isso para facilitar sua consulta, caso não esteja familiarizado com a ferramenta Controlar Alterações. Sinta-se à vontade para trabalhar com aquele arquivo com o qual se sinta mais confortável, dando especial atenção aos balões de comentários que aparecem na lateral direita do texto.

Em alguns capítulos, trabalhei muito com a tarefa de reorganizar o texto. Vai parecer então que apaguei muitas coisas e inseri outras tantas, mas, na verdade, em geral, trata-se apenas de troca de um trecho de posição para aprimorar a coesão do texto e a fluidez da leitura.

Além dos arquivos do miolo do livro, envio anexos os paratextos de quarta capa e de orelhas, nos quais fiz algumas poucas alterações, para sua conferência.

Aguardo suas observações sobre o trabalho até o dia 2 de abril, se possível.

Espero contribuir com seu texto e mantenho-me à disposição para acolher suas discordâncias, dúvidas e quaisquer outras observações.

Por favor, acuse o recebimento desta mensagem.

Atenciosamente,

Patati Patata

Revisora de textos | Edufes

27 4009 2377

Modelo 2

Olá, estimados Zezinho, Luizinho e Joãozinho, boa tarde!

Fui a revisora responsável pela preparação do livro [Título do livro].

Seguem anexos os arquivos referentes a meu trabalho.

No arquivo do livro, há comentários com questões a serem resolvidas antes de a obra seguir para a diagramação. A maioria delas se refere a referências bibliográficas faltantes ou incompletas, sobre as quais preciso de informações para fazer a correta normatização, conforme a ABNT em vigência. Já corrigi todas as referências cujas fontes consegui encontrar na internet, mas ainda faltaram algumas, sobretudo as advindas de jornais impressos.

Aproveito para explicar que excluí a numeração progressiva e as listas, pois, embora sejam usuais em trabalhos acadêmicos, não são, em geral, adotadas no padrão editorial da Edufes, a fim de privilegiar uma visualização limpa do texto.

Prezando pela concisão, reajustei o texto da apresentação, colocando a informação sobre a vinculação do livro à pesquisa ao final do conteúdo do capítulo [“Título do capítulo”], pois, de fato, se encaixa melhor ali.

Destaco que o arquivo enviado não é o arquivo final do livro e que, portanto, a distribuição do texto e das imagens/tamanho das imagens e legendas, o formato da página, espaçamento, fonte, enfim, toda a parte gráfica, ainda serão definidos pela equipe de design da Edufes, após a conclusão desta etapa de preparação de texto.

Até o momento não registramos o recebimento dos paratextos da obra. Peço que sejam encaminhados assim que possível para que eu possa revisá-los. Lembro que eles devem ter os seguintes números máximos de caracteres com espaço: 1.000 para a orelha de apresentação; 500 para a orelha de minibiografia com foto ou 1.000 para a orelha de minibiografia sem foto; 1.000 para a quarta capa.

Aguardo sua resposta até o dia 15 de outubro. Até lá, mantenho-me à disposição para qualquer esclarecimento.

Por favor, confirmem o recebimento desta mensagem.

Cordialmente,

A Velha da Praça

Personagem do SBT

Modelo 3

Prezados organizadores, bom dia!

Esperando que esta mensagem os encontre bem, encaminho anexos os arquivos preparados do livro [Título do livro].

Um dos arquivos do livro contém todas as marcações de revisão, para verificação. No outro (igualmente revisado, cópia do primeiro, mas sem as marcações), pode-se conferir o resultado do texto revisado e os comentários com questões a serem resolvidas pelos autores. Peço que a verificação seja feita até o dia 25 de dezembro. Qualquer alteração no texto deve ser realizada com a ferramenta do Word Controlar Alterações ativada..

Por favor, confirmem o recebimento deste e-mail.

Cordialmente,

Michael Douglas

Revisor da Edufes

27 40092377

Modelo 4

Boa tarde, Beltrano.

Meu nome é Inês e sou a revisora responsável pelo seu livro [Título do livro].

Seguem anexos os arquivos referentes à revisão da obra (orelhas, quarta capa, minibiografia e a obra em si).

Peço que reveja o seu texto com atenção. Fiz bastantes apontamentos sobre a questão da escrita e mudei a maneira de referenciar as obras para adequar ao sistema que utilizamos na Edufes.

Ativei a ferramenta de revisão do Word, portanto todas as alterações estão visíveis, mas envio uma cópia em que as alterações não estão marcadas para que você trabalhe com o arquivo que preferir.

Os comentários são mais abundantes no início da obra, para que você possa entender as razões das mudanças que fiz ao longo do texto.

Agradeço se puder verificar os arquivos e enviá-los de volta até o dia 20 de maio com suas considerações.

Estou à disposição para quaisquer dúvidas sobre o meu trabalho.

Por favor, acuse o recebimento deste e-mail.

Atenciosamente,

Inês Brasil

Indicada ao Grammy Latino

Grazadeus!