Batida de parágrafos
Quando fazer
Em caso de textos reeditados, antes de iniciar a formatação e limpeza do arquivo, o preparador faz um cotejo entre a edição nova, a ser trabalhada, e a versão original do arquivo. Esse procedimento é chamado de batida de parágrafos e serve para conferir se não houve saltos, repetição, inversão de parágrafos ou qualquer alteração gritante em relação ao livro original.
Como fazer
Se algum trecho houver sido suprimido acidentalmente, o preparador o reinsere, sem ativar a ferramenta Controlar Alterações. Caso haja dúvida quanto à intencionalidade ou não da supressão, adiciona-se uma observação em balão de comentário para que o responsável pelo original (autor/organizador/editor) verifique sua pertinência, porém o ideal é que esse tipo de alteração, se feita pelo autor, tenha sido comunicada com antecedência ao preparador, evitando a realização de um trabalho desnecessário.
A batida de parágrafos é feita, basicamente, do seguinte modo:
- confere-se a equivalência da extensão de todos os parágrafos do livro nos dois arquivos lendo o início e o final de cada um deles;
- verifica-se a equivalência dos títulos e subtítulos, notas, figuras, legendas e demais textos e elementos que constem no original;
- preservam-se ou recuperam-se espaços em branco entre um parágrafo e outro marcados no original com uma linha em branco, asterisco(s) ou uma vinheta;
- caso haja saltos, repetições ou inversões, retifica-se o trecho que está diferente e informa-se a mudança em balão de comentário, se necessário.
Para esse trabalho, pode-se tanto dividir a tela do computador, exibindo o Word em duas janelas ({Exibir} {Exibir Lado a Lado}), quanto usar dois monitores, conseguindo assim acesso simultâneo aos documentos. Também, se preferir, o preparador poderá alternar entre os dois arquivos abertos, porém esse modo de trabalho é lento e dá mais margem a que se cometam erros, por ser preciso ficar navegando de um arquivo para o outro.
Comparar documentos no Word
Quando os dois arquivos a serem cotejados estiverem em formato Word, a comparação entre eles é feita facilmente com a ferramenta Comparar do editor de textos — método de trabalho mais recomendado por este manual.
Importar PDF para Word
Também um arquivo PDF pode ser transposto para o formato Word sem muita dificuldade:
- em um arquivo novo de Word, seleciona-se {Inserir} {Objeto} {Texto do arquivo};
- busca-se na janela do Explorador de Arquivos aberta, o PDF desejado;
- após alguns segundos, o texto do PDF é transposto para o novo documento de Word.
Nem sempre a transposição é perfeita, mas essa estratégia facilita o cotejo mediante o uso da ferramenta {Comparar}.
Cotejo com material impresso
Quando o cotejo é realizado entre um material impresso e outro digital, o trabalho é mais mecânico e demorado, embora incontornável.